Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und Kleinbetriebe

 

Natürlich kamen nach meinem Beitrag zur DSGVO sogleich Nachfragen von Kleinunternehmern, die etwas Praktisches wollten und dies möglichst kostenlos.

Es besteht auch für Kleinunternehmer kein Grund zur Panik. Auch gibt der Gesetzgeber in seiner Güte und Weisheit keinerlei detaillierten Formvorschriften vor. Da ist letztlich nur ernsthaftes Bemühen und eine saubere Dokumentation gefragt.

Sagen wir es ganz klar, 99 % der Datenverarbeitung und der Speicherung von personenbezogenen Daten in Kleinbetrieben erfolgt rechtmäßig, denn Rechnungen müssen (wollen) wir schreiben und sind gesetzlich dazu verpflichtet. Da brauchen wir nach § 6 Abs. 1 der DSGVO keine Einwilligung, da “zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen” notwendig. Das ist eine einfache Sache, falls wir nicht außer Haus verarbeiten (schon mit Steuerberater fängt´s dann doch an, der Steuerberater hilft uns da weiter).

So hat der Ersteller des Verarbeitungsverzeichnisses eigentlich jede Freiheit. Nach Art. 30 Abs. 3 ist das Verarbeitungsverzeichnis jedoch “schriftlich” zu führen. Was bei einer Dokumentation auch Sinn macht. Wobei Schriftform hier sogar modern die digitale, elektronische Erstellung umfasst. Welche der Kleinunternehmer tunlichst ausdruckt und bewährt in einem Aktenordner archiviert.

In Artikel 30 Abs. 1 finden wir praktischerweise die erforderlichen Angaben (gewissermassen “die Pflichtangaben”).  Tatsächlich kann das Verarbeitungsverzeichnis als Flussdiagramm oder auch in Sprache erstellt werden. Die rein verbale Umschreibung der Verarbeitung ist dabei wie Pseudocode zu sehen. Letztendlich gibt es da Dokumentationsfreiheit solange nur die gesetzlich geforderten Angaben aufgeführt werden.

Eine gewisse Systematik bei der Dokumentation und bei Abarbeitung der DSGVO kann nur angeraten werden. Eine ganz hervorragende (!) (und erstaunlicherweise sogar kostenlose) Hilfe zur DSGVO findet man zum Beispiel bei Lexware.

Bei Lexware finden Sie strukturiert Hilfe: Ein How-to, einen Maßnahmenplan und sehr gute Mustervorlagen. Da will ich hier nicht nur die Güte der Lexware-Software loben, sondern auch die Lexware-Hilfe zur DSGVO!

{Lustigerweise wird bei Lexware ein DSGVO-Update für Anfang Juni 2018 angekündigt. Dies entspricht nicht ganz dem Gesetz, da die DSGVO ab 25. Mai Gültigkeit hat.

Aber auch das zeigt: gar so in Panik brauchen wir nicht geraten … }. Keinesfalls brauchen wir Kleinunternehmer teure “juristisch abgesicherte Musterlösungen” zu kaufen.

 


Anhang mit höchst “useful missing links”.

[1] Speziell zum Verarbeitungsverzeichnis ist der First Spirit der bitkom äußerst hilfreich. Der Spirit weht wo er will und den first spirit findet man bei der bitcom …

[2] Natürlich sollte man auch als Kleinunternehmer die Hilfe der IHK in Anspruch nehmen. Tatsächlich findet man auf den Seiten der IHK München und das ist hier praktische kompetente  Hilfe.

[3] Gerade auch die Datenschutzbeauftragten haben den Kleinunternehmern “die Arbeit gewaltig abgenommen”. Der Kleinunternehmer (auch und sogar der Kleinunternehmer!) findet zum Beispiel beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht hier konkrete Hilfe (“Handreichung” – da werden hundert Hände gereicht…).

Beim Bayerischen Landesamt finden Arztpraxen, Steuerberater, KFZ-Werkstätten Einzelhändler und andere mehr ganz zielgruppenorientiert Hilfe.

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