Kassensturz – mal was aus der Schnittmenge IT + Buchführung

Es gibt einen Kernbereich, da trifft sich die Buchführung mit der IT und der Datensicherheit: “Buchführung meets IT plus Datensicherheit”.

Das ist dann die Kassenführung zum Beispiel mit den modernen Digitalkassen oder auch mit SAP Kasse (als Nebenbuch der Bankbuchhaltung mit dem Spezialfall Bargeld). Nun hat man verschiedene Geschichtles über Manipulation von Kassen mittels “Stornotasten etc.” gehört. Es ist ganz klar, daß so etwas nicht erwünscht ist*, auch nicht IT-technisch.

In einem aktuellen Schreiben vom 29.05.2018 stellt das Bundesfinanzministerium einiges klar. Die Schreiben des BMF sind immer im höchst verständlichem Deutsch verfasst und ist im Prinzip als Lektüre sehr zu empfehlen. Das BMF-Schreiben vom 29.05.2018 finden Sie hier.

Eine verkürzte Inhaltsangabe des BMF-Schreibens wäre dann: Du solltest Deine Kasse nicht manipulieren, denn wir können immer nachkucken und einen kleinen Kassensturz machen. [This ist the rule].

Das Schreiben ist höchst pfiffig, denn es findet keine “Prüfung” statt, sondern lediglich ein “Kassensturz” und der kann jederzeit (zu “Kassenstunden”) stattfinden. Im Prinzip ist im BMF-Schreiben an alles gedacht und alles beschrieben.

Kassenführung ist immer eine heikle Aufgabe, nun wird diese Aufgabe noch heikler**.

Den Einnahme-Überschuß-Rechner treffen diese Regelungen zur Kassenführung übrigens nicht, denn dieser ist nicht verpflichtet ein Kassenbuch zu führen.

 


*”Nicht erwünscht” trifft es eigentlich nicht ganz, sondern letztendlich strafbar. Auf jeden Fall handelt man sich einen Granatenärger ein.

 

**Es darf/kann heute ein Berechtigter kommen und einen Kassensturz durchführen. Dies ist definitiv nicht das “Ende aller Freiheiten”, da bereits in Vergangenheit Zweifel an einer ordentlichen Kassenführung dem Steuerpflichtigen bei einer Prüfung hätten vorgehalten werden können.

Dies muß nicht nur so “lustige Probleme” wie einen negativen Kassenbestand betreffen. Auch spontane Mehrungen, Geld von dem niemand weiß, wie es eigentlich ins Kässle kommt, konnten in der Vergangenheit gewisse Zweifel an einer ordentlichen Kassenführung hervorrufen.

Interessant ist, daß der Kassenstürzler auch Einsicht in die Verfahrens- und Programmdokumentation nehmen darf. Das gehört heute zur Prüfung dazu, auch zum Kassensturz. Aber auch dies ist nichts wesentlich Neues, da in der Vergangenheit gerade bei Registrierkassen stets die Programm- und Verfahrensdokumentation verlangt wurde.

Man sollte diese Dokumentionen nunmehr also etwas griffbereiter haben. Es ist als Verantwortlicher sicherlich keine schlechte Idee, einmal selbst in die Programm- und Verfahrensdokumentation seines Programmes hineinzuschauen. Mitunter ist man als Leser sehr überrascht, wie wenig Konkretes gerade in Handbüchern/der Verfahrensdokumentation steht.

Man sollte unbedingt sehen, daß man unter Verfahrensdokumentation ein Dokument “mittlerer Art und Güte” in der Erklärung erwarten kann. In einer Verfahrensdokumentation sollte schon der Programmablauf – wie auch immer – festgehalten sein. Meine Erfahrung ist, daß gerade Verfahrensdokumentationen mitunter sehr unzureichend verfasst sind.

Je nach Prüfer, bzw. Kassenstürzler könnte man dadurch mitunter Probleme bekommen.

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